Открытие нового офиса — это момент, когда компании чаще всего переплачивают за печатную инфраструктуру. Причина — в попытке сразу купить «правильное» оборудование, не имея данных о реальных потребностях нового подразделения. Аренда МФУ на старте решает эту задачу принципиально иначе.
Главная ошибка - покупка до накопления статистики
В первые 3–6 месяцев работы нового офиса объём печати нестабилен. Команда ещё формируется, процессы не устоялись, нагрузка на технику непредсказуема. Покупка МФУ в этот период — это фиксация затрат под неизвестный объём задач. Если окажется, что выбранная модель не справляется с нагрузкой или простаивает 80% времени — менять её придётся за свой счёт. При аренде лазерного принтера замена модели прописывается в условиях договора.
Вторая ошибка - закупка «с запасом»
Логика «купим помощнее, вырастем — пригодится» на практике означает переплату за производительность, которая никогда не будет использована. Дорогое оборудование амортизируется вне зависимости от интенсивности использования. При аренде принтера вы платите только за фактически отпечатанные страницы — никакого «замороженного» капитала.
Третья ошибка - игнорирование инфраструктурных расходов
Новый офис часто означает новую сеть и новую рабочую группу. Настройка принтеров в новой инфраструктуре — отдельная IT-задача. При аутсорсинге офисной печати этим занимается провайдер: подключение, настройка, интеграция в сеть входят в стоимость услуги.
Как аренда МФУ решает задачу старта
Аренда МФУ при открытии нового офиса позволяет запустить печать в день открытия без единовременных вложений, гибко изменить конфигурацию через 3–6 месяцев после накопления реальной статистики и не тратить ресурсы IT-специалистов на настройку и обслуживание. По мере роста подразделения парк техники масштабируется по договору аутсорсинга офисной печати — без новых тендеров и закупок.
Практический сценарий
Компания открывает филиал на 15 человек. Вместо покупки двух МФУ за 4 000 рублей она оформляет услуги покопийной печати. Через полгода, имея реальные данные о нагрузке, принимает взвешенное решение: расширить парк или перейти на другую модель. Финансовый риск на старте — минимален.
