Именно поэтому аренда цветного принтера часто становится спасением для бюджета, вы заранее знаете стоимость цветного клика и не получаете внезапных счетов за замену ленты переноса.
5 способов взять расходы под контроль
Если вы решили, что цвет в офисе необходим, важно выстроить систему правил, которая не позволит сотрудникам печатать фотографии из отпуска или яркие картинки «для настроения».
- Программное ограничение доступа
Современное аренда печатного оборудования позволяет гибко настраивать права доступа. Вы можете:
- Полностью запретить цветную печать для определенных отделов (например, для склада или логистики, где нужны только накладные).
- Установить пароли или доступ по картам. Сотрудник прикладывает пропуск к МФУ, и только тогда он может выбрать цветной режим. Это дисциплинирует: человек понимает, что каждый его «клик» зафиксирован системой.
- Принудительная монохромная печать по умолчанию
В настройках драйвера на всех компьютерах следует установить «Чёрно-белую печать» как стандартную. Если сотруднику действительно нужен цвет, ему придется зайти в настройки и переключить режим вручную. Этот простой психологический барьер отсекает до 40% случайных цветных отпечатков, когда человек просто нажал «Печать», не глядя в параметры.
- Лимиты и квоты
В рамках услуг покопийной печати можно настроить месячные лимиты. Например, отдел маркетинга получает квоту в 500 цветных страниц, а бухгалтерия — всего в 10. Как только лимит исчерпан, принтер просто блокирует возможность использования цвета до конца месяца (или до одобрения руководителем).
- Использование функции «Печать по запросу»
Часто бывает так, сотрудник отправил документ в цвете, забыл про него, а потом отправил исправленную версию. В итоге в лотке лежат ненужные цветные листы, которые отправляются в шредер. Система безопасной печати удерживает задание в памяти МФУ, пока человек не подойдет к нему и не подтвердит печать лично. Это исключает появление «бесхозных» и лишних копий.
- Переход на аутсорсинг оргтехники
Самый эффективный способ контроля — это аутсорсинг оргтехники. Вместо того чтобы гадать, на сколько хватит желтого картриджа и почему принтер требует замену барабана за 400 рублей, вы платите фиксированную цену за страницу. В ПРИНТЕГО мы предоставляем детальные отчеты: кто, когда и сколько напечатал. Это превращает хаотичные траты в четко планируемую статью расходов.
Почему мфу напрокат выгоднее покупки цветного аппарата
Покупка собственного цветного МФУ— это инвестиция в несколько тысяч рублей. К этому добавьте стоимость комплекта оригинальных картриджей, который может стоить как половина принтера. В случае поломки вы остаетесь один на один с дорогостоящим счетом из сервиса.
Когда вы берете принтер в аренду в ПРИНТЕГО:
- Вы не тратите деньги на покупку устройства.
- Мы сами следим за остатками всех четырех цветов и привозим картриджи заранее.
- Все ресурсные запчасти (валы, ленты, печки) — это наша забота и наши расходы.
- Вы платите только за результат.
Цветной принтер в аренду — это возможность дать вашей команде инструменты для создания премиального контента.
Цветная печать не разорит ваш офис, если подойти к ней с умом. Комбинация административных запретов и современного подхода к обслуживанию техники позволяет снизить затраты в 2–3 раза. Если вы чувствуете, что расходы на картриджи вышли из-под контроля, пора переходить на аренду принтера по системе покопийной оплаты.
Хотите провести аудит вашей печати и узнать, сколько вы сможете сэкономить с ПРИНТЕГО? Свяжитесь с нами, и мы подготовим расчет специально для вашего объема документов!
