1. Cколько на самом деле стоит час админа?
Если специалист тратит хотя бы 20% своего рабочего времени на решение проблем с замятой бумагой, чистку роликов захвата или поиск поставщиков тонера, компания платит за эти «низкоквалифицированные» услуги.
При переходе на покопийный контракт, эти задачи ложатся на плечи аутсорсера. Стоимость одной копии четко фиксируется (например, несколько копеек за отпечаток). В итоге вы платите только за результат — за вышедший из принтера лист, а не за время сотрудника, который пытается реанимировать старый аппарат.
2. Скрытые расходы на логистику и склад
Когда печатью занимается штатный сотрудник, компания вынуждена замораживать оборотные средства. Вам нужно держать на складе запас картриджей, фотобарабанов, печек (фьюзеров) и роликов. Каждый такой «запас» — это сотни и тысячи рублей, которые просто лежат на полке.
Аутсорсинг офисной печати меняет модель финансирования с CAPEX (капитальные вложения) на OPEX (операционные расходы):
- Никаких закупок впрок
Все расходные материалы уже включены в стоимость копии. - Отсутствие логистических плеч
Админу не нужно искать, где картридж на 50 BYN дешевле, и оформлять счета. - Прозрачность
В конце месяца вы получаете один счет, где указано точное количество отпечатков. Это идеальная база для финансового планирования.
3. Техническая экспертиза и износ оборудования
Системный администратор чаще всего является «генералистом». Он знает, как настроить сеть, но редко разбирается в тонкостях девелоперных блоков или ресурсе тефлоновых валов конкретной модели МФУ. Результат — техника работает «до победного», пока не встанет окончательно.
Профессиональный покопийный контракт подразумевает превентивное обслуживание. Сервисный инженер аутсорсера приезжает не тогда, когда всё сломалось, а согласно регламенту по пробегу устройства. Это исключает простои офиса, которые в пересчете на рабочие часы сотрудников могут стоить компании тысячи белорусских рублей.
4. Аренда оргтехники
Частая проблема офисов — «зоопарк» техники. В одном отделе стоит HP, во втором — Canon, в третьем — старая Kyocera. Для каждого нужны свои чипы, свои тонеры и свои запчасти. Это кошмар для снабжения.
Аренда принтера или аренда МФУ позволяет унифицировать парк оборудования без единовременных затрат на покупку новых машин. Вы просто берете современные производительные устройства в пользование. При этом:
- Вы получаете оборудование, которое соответствует вашим реальным нагрузкам (а не то, на что хватило бюджета в прошлом году).
- В случае серьезной поломки аутсорсер обязан предоставить подменную технику аналогичного класса. Штатный админ при поломке принтера предложит вам только акт на списание и счет на покупку нового.
5. Почему «покопийка» — это не просто заправка картриджей
Важно объяснить руководителю разницу между «приходящим заправщиком» и полноценным контрактом. Заправка — это попытка сэкономить здесь и сейчас, которая часто ведет к порче оборудования из-за некачественного тонера. Покопийная печать — это страховка вашего бизнеса от любых проблем с документами.
В стоимость контракта уже заложены:
- Выезд мастера в течение нескольких часов (SLA).
- Оригинальные или высококачественные совместимые расходные материалы, за которые отвечает исполнитель.
- Все ресурсные запчасти (даже дорогостоящие печки и блоки переноса изображения).
- Программное обеспечение для мониторинга, которое само сообщает в сервисную службу, что тонер заканчивается.
Штатный системный администратор должен заниматься развитием ИТ-инфраструктуры, информационной безопасностью и поддержкой бизнес-процессов, которые приносят деньги. Тратить его время на «борьбу с принтерами» — это непозволительная роскошь.
Аренда оргтехники и переход на аутсорсинг позволяют сократить прямые затраты на печать до 30%. Вы перестаете покупать тонеры и запчасти по постоянно меняющимся курсам, вы перестаете платить за ремонт и, самое главное, вы получаете гарантированный аптайм офиса. В современных реалиях это самый логичный способ оптимизации административных расходов компании.
