Шаг 1: Анализ потребностей в печати
Первым этапом является анализ текущих потребностей в печати. Определите, какие отделы и сотрудники наиболее активно используют принтеры. Учтите типы документов, которые чаще всего печатаются, их объем и частоту печати. Для этого можно провести опрос среди сотрудников или воспользоваться отчетами о печатных задачах, если они доступны.
Шаг 2: Оценка объема печати
Посчитайте среднее количество страниц, печатаемых в вашей компании за месяц. Это поможет понять, какие модели принтеров подойдут для вашего объема печати и сколько устройств потребуется. Разделите сотрудников на группы по интенсивности использования принтеров: те, кто печатает ежедневно, те, кто делает это периодически, и те, кто использует принтеры редко.
Шаг 3: Определение количества пользователей на один принтер
Оптимальное соотношение пользователей к принтеру зависит от объема печати и специфики работы отдела. В среднем, один принтер может обслуживать от 5 до 10 сотрудников при умеренном уровне печати. Если в вашем офисе большинство сотрудников активно используют принтеры, может потребоваться один принтер на 3-5 человек.
Шаг 4: Выбор подходящих моделей принтеров
Разделите офисные задачи на категории: черно-белая печать, цветная печать, печать документов большого объема и специфическая печать (например, для маркетинговых материалов). Подберите модели принтеров, которые наилучшим образом соответствуют каждой категории. Возможно, потребуется несколько разных моделей для различных отделов или задач.
Шаг 5: Учет дополнительных факторов
При оценке количества принтеров не забудьте учесть следующие факторы:
- Расположение сотрудников. Если ваша компания имеет несколько этажей или секций, распределите принтеры так, чтобы они находились в удобной близости для всех сотрудников.
- Резервные устройства. Планируйте наличие резервных принтеров для обеспечения бесперебойной работы в случае поломки основных устройств.
- Многофункциональные устройства. Рассмотрите возможность использования многофункциональных принтеров, которые совмещают функции сканера, копира и факса, что может сократить количество необходимой техники.
- Будущие потребности. Учитывайте возможное расширение штата сотрудников или увеличение объемов печати. Закладывайте некоторый запас в расчетах, чтобы избежать дефицита печатной техники в будущем.
Шаг 6: Расчет общего количества принтеров
Суммируя все данные, определите необходимое количество принтеров для каждого отдела и для компании в целом. Например, если у вас 50 сотрудников, из которых 30 активно печатают, и вы планируете одно устройство на каждые 5 активных пользователей, вам потребуется около 6 принтеров.
Шаг 7: Консультация с экспертами
Для точной оценки и выбора подходящих моделей принтеров может быть полезно проконсультироваться с нашими экспертами в офисной технике. Мы поможем учесть все нюансы и предложим выгодные условия для аренды офисной техники.
Оценка необходимого количества принтеров для аутсорсинга печати – это процесс, который требует внимательного анализа и учета различных факторов. Следуя описанным шагам, вы сможете точно определить потребности, подобрать подходящие модели. Это позволит повысить эффективность работы сотрудников, сократить время на выполнение печатных задач и оптимизировать расходы на офисную технику.
