Пошаговый чек-лист перед переходом на аутсорсинг офисной печати
Большинство компаний не знают, сколько на самом деле стоит их печать. Не потому что скрывают — просто никто никогда не считал системно. Внутренний аудит занимает 1–2 рабочих дня и даёт цифры, которые меняют отношение руководства к аренде МФУ и аутсорсинг офисной печати.
Шаг 1. Инвентаризация оборудования
Составьте полный список всей печатной техники: модель, год покупки, местонахождение, ответственный пользователь. Включите личные принтеры сотрудников, если они используются для рабочих задач. Отдельно зафиксируйте технику, которая числится на балансе, но фактически не используется — это прямые кандидаты на замену арендованными МФУ.
Шаг 2. Сбор данных о нагрузке
Снимите показания счётчиков страниц с каждого устройства за последние 3 месяца. Большинство современных МФУ хранят эту статистику во встроенном веб-интерфейсе. Разделите объём на цветную и чёрно-белую печать — стоимость страниц существенно различается, и это напрямую влияет на выбор тарифа при аренде лазерного принтера.
Шаг 3. Подсчёт совокупных затрат
Для каждого устройства посчитайте: стоимость картриджей за период, расходы на обслуживание и ремонт, долю рабочего времени IT-специалиста на поддержку принтеров, амортизацию оборудования. Сложите всё — включая время сотрудников, которые стоят у сломанного принтера вместо работы. Именно эта цифра станет точкой отсчёта при сравнении с тарифом аутсорсинга печати.
Шаг 4. Выявление узких мест
Определите устройства с непропорционально высокими расходами на обслуживание — они первые кандидаты на замену. Найдите простаивающую технику — она «замораживает» деньги. Зафиксируйте устройства с очередями — они создают потери рабочего времени, и именно здесь аренда МФУ с бо́льшей производительностью даст быстрый эффект.
Шаг 5. Оформление результатов
Итог аудита — таблица с реальной стоимостью покопийной печати по каждому устройству и суммарные затраты за год. Этот документ становится основой для переговоров с провайдером аренды принтера и аргументом для финансового директора. Компании, проводившие такой аудит, обнаруживают, что реальные расходы на печать превышают «известные» в 1,5–2 раза.
