- Расчет по объему печати
Самый простой способ оценить нагрузку — посчитать, сколько бумаги вы закупаете.
- Если отдел печатает до 2 500 листов (5 пачек) в месяц — достаточно одного качественного МФУ среднего класса.
- Если объем выше 10 000 листов — нужен высокопроизводительный аппарат с большой емкостью лотков, чтобы не заправлять бумагу каждые два часа.
- Учет пиковых нагрузок
Посмотрите на специфику работы отделов. Бухгалтерия может не печатать ничего три недели, а в отчетный период выдавать тысячи страниц за два дня. В таких «точках» один принтер может стать «бутылочным горлышком».
- Совет: В отделах с пиковой нагрузкой лучше ставить два менее мощных аппарата вместо одного сверхмощного. Если один выйдет из строя или будет занят длинным отчетом, второй подстрахует коллег.
- География офиса и «правило 15 метров»
Сотрудник не должен идти через весь этаж или бегать между этажами, чтобы забрать договор. В идеале расстояние до ближайшего МФУ не должно превышать 10–15 метров.
- Если у вас опенспейс — ставьте один мощный хаб на каждые 15–20 человек.
- Если кабинетная система — группируйте принтеры в зонах общего доступа (коридоры, кофе-пойнты).
- Функциональное деление
Не всем нужен цвет и формат А3.
- Для юристов и бухгалтеров важна скорость ч/б печати и надежный автоподатчик для сканирования.
- Для отдела маркетинга или дизайнеров может понадобиться один качественный цветной принтер. Аренда МФУ позволяет комбинировать: вы можете взять в прокат 4 быстрых монохромных аппарата и один цветной для презентаций.
Самый точный способ оценки — это установка специального софта на ваши текущие принтеры всего на одну неделю. Программа покажет, кто, сколько и на чем печатает на самом деле. Часто оказывается, что 30% техники можно безболезненно убрать, а оставшуюся нагрузку перераспределить.
Переходя на аутсорсинг офисной печати, вы снимаете с себя эту математику. Мы сами проводим замеры, расставляем оборудование так, чтобы не было очередей, и меняем конфигурацию, если ваша компания начнет расти.
