Почему возникает этот тихий саботаж? Причин несколько, и все они носят чисто психологический характер. Во-первых, это банальное нежелание менять привычки: раньше достаточно было просто протянуть руку за напечатанным листом, а теперь нужно вставать, отвлекаться от экрана и идти в другую часть офиса. Во-вторых, это страх потерять конфиденциальность. Бухгалтеры, юристы или специалисты по кадрам искренне переживают, что важные документы (например, штатное расписание, личные данные сотрудников или условия договоров) увидит кто-то чужой, пока владелец идет до общего лотка. В-третьих, люди боятся очередей у аппарата и того, что техника выйдет из строя в самый неподходящий момент, парализовав работу целого отдела.
Как сделать процесс безболезненным
Чтобы реформа не превратилась в корпоративную войну, административно-хозяйственному отделу и руководству нужно действовать методично и мягко. Начать стоит с грамотного подбора технической базы. Идеальный вариант для бизнеса в такой ситуации — это комплексный аутсорсинг офисной печати. Вместо покупки дорогих аппаратов оформляется долгосрочная аренда МФУ высокой производительности, которое способно без задержек справляться с огромными пиковыми нагрузками от нескольких десятков человек одновременно. Когда сотрудники увидят, что новое устройство выдает готовые листы в пять раз быстрее их старых настольных «коробок» и не зависает на сложных таблицах, уровень недовольства пойдет на спад.
Вопрос с защитой личных и коммерческих данных также решается технически, причем очень просто. Профессиональная аренда лазерного принтера или МФУ крупного класса позволяет настроить функцию отложенной печати по индивидуальным пин-кодам или рабочим магнитным пропускам. Документ не начнет распечатываться в пустом коридоре. Он будет спокойно ждать в электронной очереди до тех пор, пока отправивший его сотрудник физически не подойдет к устройству и не приложит свою карту к специальному считывателю. Это полностью ликвидирует риск утечки информации и успокоит даже самых бдительных работников кадровой службы.
Организация пространства и скрытые плюсы для сотрудников
Правильная логистика в офисе играет ключевую роль. Новую общую зону печати нужно разместить так, чтобы путь к ней из любого кабинета занимал минимальное количество времени. Рядом с МФУ стоит организовать удобный стол для разбора и сортировки документов, поставить туда мощный степлер, дырокол, положить маркеры и установить вместительную урну для черновиков. Превратите эту зону в удобное и функциональное рабочее пространство, где приятно находиться.
Кроме того, до коллектива нужно донести их личную, осязаемую выгоду от изменений, о которой они часто даже не задумываются. Настольный принтер при активной работе выделяет мелкодисперсный тонер, специфический запах и нагретый воздух прямо в лицо человеку, сидящему рядом. Перенос печатной техники в отдельную зону или коридор мгновенно улучшает микроклимат в рабочих кабинетах, снижает уровень фонового шума и делает рабочие места более чистыми и комфортными для здоровья.
Порядок в расходах и процессах
Внедрение общей печатной системы — это не просто приказ сверху, а переход на более зрелый уровень управления. Когда в офисе организована качественная аренда принтера, все заботы по снабжению, замене картриджей, ремонту и поставке бумаги ложатся на плечи сервисной компании. Штатный системный администратор больше не тратит драгоценное время на застрявшую бумагу, снабженец не ищет дешевый тонер по складам, а бухгалтерия получает всего один прозрачный счет в месяц. Избавление от мелких персональных устройств ликвидирует хаос в закупках, дисциплинирует коллектив и превращает печать документов в четкий, контролируемый и бесперебойный процесс.
