Ошибка №2: Игнорирование стоимости обслуживания

Стоимость самого устройства — это только верхушка айсберга. Основные расходы начинают появляться позже: тонеры, картриджи, замена деталей, вызовы мастеров. Многие недооценивают стоимость оригинальных расходников или не учитывают, что дешёвые аналоги могут повредить оборудование. В рамках аренды принтера или МФУ на прокат все расходы на обслуживание уже включены в договор, а техника регулярно обслуживается профессионалами.

Ошибка №3: Отсутствие технической поддержки

Когда оборудование покупается самостоятельно, забота о его работоспособности полностью ложится на IT-отдел или офис-менеджера. Поломка — значит, надо искать мастера, ждать выезда, простаивать без печати. А в случае с сервисом офисной печати, техподдержка всегда под рукой: дистанционная диагностика, оперативный выезд специалиста, замена техники при необходимости. Это экономит время и минимизирует риски простоев.

Ошибка №4: Неудобство масштабирования и обновления

Бизнес растёт, открываются новые отделы или филиалы — а купленное оборудование не масштабируется. Чтобы покрыть новые потребности, приходится снова закупать технику, подключать, настраивать. Гораздо проще и гибче — оформить принтер в аренду: в любой момент можно заменить устройство на более мощное или добавить ещё одну единицу. Это особенно удобно для компаний, которые развиваются быстро или работают в условиях сезонных нагрузок.

Ошибка №5: Недооценка роли удалённого мониторинга

Самостоятельно купленные устройства обычно не интегрируются в систему удалённого мониторинга, которая позволяет отслеживать уровень расходных материалов, предсказывать поломки и оперативно реагировать на сбои. Это приводит к ситуациям, когда тонер заканчивается внезапно, а МФУ перестаёт работать в самый неподходящий момент. При аутсорсинге печати всё это уже организовано: техника подключена к системе мониторинга, все процессы автоматизированы, а проблемы решаются до того, как они мешают работе офиса.

Вывод: стоит ли покупать технику самостоятельно?

Покупка оборудования может показаться выгодной, но только если вы готовы взять на себя все вопросы по анализу потребностей, обслуживанию, ремонту и модернизации. В противном случае — это риски, издержки и потеря времени. Альтернатива — аренда печатного оборудования или подключение аутсорсинга печати, где вы получаете не просто технику, а полноценную услугу с поддержкой, расходниками, мониторингом и возможностью масштабирования.