Смерть папок «Скан» на рабочих столах
Помните, как это было раньше? Вы сканируете документ, он летит в общую папку на сервере или — что хуже — вам на почту. Потом вы его ищете, переименовываете и вручную загружаете в CRM или 1С.
Современные МФУ, которые мы предлагаем в рамках аутсорсинга офисной печати, работают иначе. На панели аппарата можно настроить «умные кнопки» под конкретные бизнес-процессы:
- Кнопка «Бухгалтерия». МФУ само распознает счет-фактуру, извлекает из нее номер и сумму, и отправляет файл сразу в нужную папку в 1С.
- Кнопка «Договор». Скан улетает в облачное хранилище (Google Drive, SharePoint или ваш локальный архив) с автоматическим уведомлением юристу.
- Кнопка «Логистика». ТТН мгновенно распознается и прикрепляется к карточке заказа в системе.
Искусственный интеллект внутри лотка
Современное оборудование умеет «читать». Благодаря встроенным алгоритмам OCR (оптического распознавания символов), МФУ на лету превращает бумажный документ в редактируемый формат Word или Excel. Больше не нужно перенабирать таблицы вручную — достаточно просто положить пачку листов в автоподатчик.
Более того, «умная» техника умеет автоматически скрывать конфиденциальные данные (например, паспортные данные или суммы) при сканировании, если у сотрудника нет прав доступа к этой информации.
Почему это выгодно именно в аренде?
Главная проблема покупки навороченных МФУ — они морально устаревают быстрее, чем ломаются. Купив дорогой аппарат сегодня, через три года вы обнаружите, что его софт не дружит с вашей новой CRM.
Аутсорсинг офисной печати решает эту проблему:
- Обновление парка.
- Мы предоставляем технику с самым актуальным ПО и возможностями интеграции.
- Настройка под ключ. Наши инженеры настраивают под ключ ваши задачи. Вам не нужно мучить своего сисадмина — мы всё интегрируем сами.
- Безопасность. Современные протоколы шифрования на МФУ защищают ваши документы от перехвата в момент отправки в облако.
Аренда принтера сегодня — это способ ускорить работу всего офиса. Когда сотрудники тратят на сканирование и сортировку документов не 15 минут, а 15 секунд, компания начинает двигаться быстрее. Мы поможем превратить ваши бумажные архивы в живой цифровой поток данных.
